要提升 ChatGPT 在 公文写作 中的能力，优化 AI提示词 是至关重要的一步。公文写作具有一定的格式、语气和要求，正确的提示词可以帮助ChatGPT生成更加正式、规范且符合要求的公文。以下是一些优化提示词的指南，帮助你提高ChatGPT在公文写作方面的表现。
1. 明确公文的种类和目的
公文的类型多种多样，包括通知、通报、报告、请示、批复等。每种公文的结构、语气和内容重点不同，因此，提示词中应明确指出公文的种类及其目的。
优化方法：
- 指定公文类型：在提示词中明确要求生成哪种类型的公文（如报告、通知、请示等）。
- 明确公文的目标：说明公文的目的，例如传达信息、请求批准、表彰奖励等。
示例：
- 不明确：“写一篇公文。”
- 明确：“写一篇关于公司年度总结的报告，要求正式、客观，涵盖主要工作成果和改进建议。”
2. 设定公文的格式要求
公文写作通常有固定的格式要求，涵盖标题、正文、结尾等部分。优化提示词时，可以要求ChatGPT遵循这些格式要求，确保生成的内容符合公文的格式规范。
优化方法：
- 明确格式：在提示词中明确要求包括标题、正文（分段），以及结尾（如落款、签名等）。
- 要求条理清晰：提示AI确保正文分段清晰、层次分明，适合公文的格式。
示例：
- 不明确：“写一篇报告。”
- 明确：“写一篇正式的报告，标题为‘关于2025年度工作总结的报告’，正文包括：工作回顾、存在问题、改进建议，每个部分单独分段，结尾部分附上总结。”
3. 注重公文的语言风格
公文写作通常要求使用 正式、简洁、客观 的语言，避免使用口语化、主观情感色彩强烈的表达方式。你可以要求ChatGPT使用符合公文要求的语言风格。
优化方法：
- 要求正式且简洁的表达：明确提示ChatGPT使用简洁、正式且客观的语言，避免冗长的修辞或过于复杂的句式。
- 避免口语化或模糊的表述：要求避免口语化、含糊不清的语言，确保表述精准、明确。
示例：
- 不明确：“写一篇关于项目进度的报告。”
- 明确：“写一篇关于项目进度的正式报告，要求语言简洁明了、条理清晰，避免使用模糊的表达，重点突出项目的完成情况、面临的问题及解决方案。”
4. 提供具体的公文要素
在许多公文中，除了内容外，还有一些特定的要素需要包含。例如，请示类公文需要列出请求事项，通知类公文需要指出具体事项和要求等。
优化方法：
- 明确要素要求：为ChatGPT提供详细的内容框架，指出每个部分需要包含的要素。
- 提示具体细节：如果是请示、报告等公文，提示ChatGPT加入具体请求、措施或建议等内容。
示例：
- 不明确：“写一篇请示。”
- 明确：“写一篇关于请求批准增加项目预算的请示，正文包括：1. 背景介绍；2. 预算超支原因；3. 请求金额及预算分配；4. 预算调整的具体措施。”
5. 控制公文的简洁性和重点突出
公文写作要求简明扼要，不宜冗长。优化提示词时，可以要求ChatGPT确保内容精炼，不失重要细节。
优化方法：
- 控制字数和内容精炼：要求AI确保文长适中，内容集中，避免无关信息。
- 突出核心内容：强调在公文中突出最重要的要素，避免过多赘述。
示例：
- 不明确：“写一篇总结。”
- 明确：“写一篇关于年度工作总结的报告，内容控制在800字以内，重点突出三项主要工作成果、遇到的问题以及未来改进方向。”
6. 关注语气的正式性与客观性
公文语气通常需要保持 正式、客观、理性。不管是报告、通知还是批复，语气都应该符合官方文件的要求。
优化方法：
- 要求正式语气：明确要求ChatGPT使用正式、客观的语气，避免带有个人色彩的表达。
- 避免情感表达：确保语气中没有过多的感情色彩，公文中应注重事实和逻辑。
示例：
- 不明确：“写一篇批复。”
- 明确：“写一篇关于项目申请的批复，语气正式、客观，批复内容包括同意或不同意申请，并简明说明理由，确保批复内容没有个人情感色彩。”
7. 要求合理的内容结构与逻辑
公文往往包含多个部分，如背景、内容、请求、措施等。通过优化提示词，可以让ChatGPT更好地控制文案结构和逻辑，确保每个部分顺畅衔接。
优化方法：
- 结构要求：在提示词中指定文案结构要求，如背景、问题、建议等顺序。
- 逻辑清晰：确保公文内容的逻辑性和层次感，避免重复或跳跃。
示例：
- 不明确：“写一篇通报。”
- 明确：“写一篇关于公司季度业绩的通报，内容包括：1. 业绩概况；2. 问题分析；3. 改进措施。每部分清晰分段，逻辑顺畅。”
8. 提供示例或模板
如果你有公文写作的标准模板或示例，可以提供给ChatGPT，作为生成内容的参考。这将帮助ChatGPT更准确地模仿标准格式和语言。
优化方法：
- 提供示例文档：提供一个标准的公文模板或过去的成功案例，帮助ChatGPT更好地理解公文的格式和语气。
- 参考行业标准：如果有行业内的写作标准或要求，建议在提示词中加入相关指导。
示例：
- 不明确：“写一篇通知。”
- 明确：“写一篇关于员工培训通知的公文，格式和语言要参考附件中的模板，包含：培训目的、培训时间、报名方式等要素。”
总结：
要提升 ChatGPT 在公文写作上的能力，关键在于提供清晰、详细的提示词。你可以通过以下几个策略优化提示词：
- 明确公文类型和目标；
- 设定公文格式要求；
- 强调正式、简洁、客观的语言风格；
- 提供详细的公文要素和结构；
- 要求突出重点，控制内容精炼；
- 确保公文的逻辑性与清晰性。
通过这些方法，你可以让 ChatGPT 更好地生成符合要求的高质量公文。